تحول اداری

بطور خلاصه می توان بشرح وظایف کلان این اداره کل بشرح زیر اشاره کرد :

• اجرایی نمودن هر یک از برنامه های هفت گانه تحول اداری در قالب چک لیست های طراحی شده در این رابطه و به تفکیک جزئیات ذکر شده در برنامه های تحول ، دستور العمل ها ، مصوبات هیات وزیران و آئین نامه های سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور جهت انعکاس فعالیتهای صنعت نفت ، به ریاست محترم جمهور و نهایتاً شرکت در گزینش دستگاه اجرایی برتر در راستای طرحهای تحول اداری از طرف سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
  
  
• تهیه گزارش در پریودهای زمانی مشخص از عملکرد ستاد وزارت نفت و چهار شرکت اصلی در زمینه بهره وری و تحول اداری جهت ارائه به معاونت محترم توسعه منابع انسانی و مدیریت
  
  
• ایجاد ارتباط موثر و هماهنگی فیمابین واحدهای مختلف صنعت نفت و سازمان مدیریت و
  
  
• برنامه ریزی کشور
  
  
• نظارت بر تدوین شاخص های بهره وری و شاخص های ارزیابی عملکرد واحدهای مختلف صنعت نفت و پیگیری استفاده از آنها در سنجش عملکرد
  
  
• ایجاد شورای تحول اداری در سازمان های مختلف و انجام جلسات منظم با شوراهای مذکور به منظور هماهنگی بیشتر و رفع ابهامات بوجود آمده در حین اجرای برنامه های تحول
  
  
• برنامه ریزی و هماهنگی با شوراهای تحول اداری چهار شرکت اصلی جهت اجرای برنامه های تحول اداری
  
  
• برنامه ریزی و مدیریت فرآیند انتخاب کارمندان و بازنشستگان نمونه صنعت نفت و معرفی آنها به سازمان مدیریت و برنامه-ریزی کشور به منظور گزینش نهایی و انتخاب نمونه ها در سطوح ملی و درون دستگاهی
  
  
• برنامه ریزی و نظارت بر تکمیل فرم های شاخص های اختصاصی و عمومی ارسال شده از سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و ارائه نتایج خود ارزیابی های مذکور به همراه مستندات مرتبط با آن به تفکیک چهار شرکت اصلی
  
  

هفت برنامه اصلی ایجاد تحول در نظام اداری به شرح زیر می باشند :

• ١- منطقی نمودن اندازه دولت و اصلاح ساختار تشکیلاتی
• ٢- بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد
• ٣- آموزش و بهسازی نیروی انسانی
• ٤- بهبود سیستم ها و روشهای انجام کار
• ٥- توسعه اتوماسیون و فن آوری اطلاعات
• ٦- تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع
• ٧- ارتقای سلامت نظام اداری

١) منطقی نمودن اندازه دولت و اصلاح ساختارهای تشکیلاتی

• - برنامه خصوصی سازی جهت کاهش تصدی و تعیین راهکارهای مناسب برای توسعه فعالیتهای بخش غیر دولتی
• - تفکیک وظایف حاکمیت / تصدی و طراحی الگوی مناسب
• - طرح واگذاری فعالیتهای خدماتی / پشتیبانی
• - خدمات زیربنایی و طرحهای عمرانی
• - طرح ساماندهی ساختارهای غیر رسمی و طراحی مکانیزم های اجرایی آن
• - بازنگری در شرح وظایف و شرایط احراز سمتهای سازمانی به منظور غنی سازی مشاغل
• - برنامه جامع اصلاح و بازآرایی ساختار و تنظیم ضوابط طراحی و تائید تشکیلات داخلی
• - برنامه اصلاح و بازنگری طرحهای طبقه بندی و ارزیابی مشاغل
• - طرحهای تعدیل نیروی انسانی از جمله الحاقیه بازخریدی / بازنشستگی
• - نقل و انتقال کارکنان
• - ترکیب تحصیلی کارکنان

٢) بهبود مدیریت و ارزیابی عملکرد

• - شناخت مشکلات اساسی در جهت گیریها و سیاستهای حاکم بر اداره سازمان و ارائه پیشنهادهای مناسب برای ارتقاء بهره وری در بخشهای مختلف
• - انجام بسترسازی لازم درخصوص استقرار نظام ارزیابی عملکرد
• - تهیه و تدوین شاخصهای ارزیابی عملکرد ( شاخصهای عمومی و اختصاصی)
• - تهیه و تدوین شاخص ارزیابی میزان موفقیت در اجرای برنامه های پیش بینی شده
• - ارزیابی عملکرد پرسنل با شاخصهای مناسب
• - تهیه و تدوین شاخص میزان کارایی
• - تهیه و تدوین شاخص جلب رضایت مردم
• - تهیه و تدوین شاخص سطح کیفیت محصولات و خدمات
• - تهیه و تدوین شاخص ارزیابی میزان موفقیت سیستم اداری

٣) آموزش و بهسازی نیروی انسانی

• - طرح بررسی و اصلاح نظام ارزشیابی کارکنان
• - طرح مطالعه و بازنگری نظام آموزش کارکنان
• - طرح ریزی کلان و آموزشی برای رسته ها و رشته های شغلی برای طول خدمت کارکنان با هدف افزایش و به هنگام نمودن دانش ، بینش و مهارت همراه با انگیزش لازم
• - تدوین برنامه های آموزشی کوتاه مدت چ
• - تدوین برنامه های آموزشی تخصصی ( مدیران و سرپرستان )
• - تدوین برنامه های آموزش های بلند مدت

٤) بهبود سیستم ها و روشهای انجام کار

• - تشکیل کمیته تخصصی در زمینه اصلاح سیستم ها و روشهای انجام کار
• - تهیه و اجرای برنامه گسترده اصلاح روشهای عمومی
• - تهیه برنامه های اجرایی سالیانه برای اصلاح روشهای اختصاصی و مشترک
• - احصاء و مستندسازی روشهای مشترک و اختصاصی
• - انجام اولویت بندی در روشهای مشترک و اختصاصی
• - انجام اقداماتی در زمینه استقرار نظام مدیریت کیفیت
• - انجام اقداماتی در خصوص استقرار نظام پذیرش و بررسی پیشنهادات ( نظام مشارکت )
• - بهبود و بازنگری درفرآیند ها و روشهای انجام کار به منظور کاهش اتلاف منابع از جمله زمان و نیروی انسانی
• - استاندارد کردن و کنترل فرمها

٥) توسعه اتوماسیون و فن آوری اطلاعات

• - برنامه طرح جامع فناوری اطلاعات (IT) با هدف تسریع و تسهیل ، دقت و ارتقای سطح کیفیت
• - بررسی نقش تکنولوژی اطلاعات (IT) در سازمان
• - طرح اتوماسیون اداری / فعالیتهای عمومی و اختصاصی
• - طرح گسترش کاربرد فناوری ارتباطات و اطلاعات در توسعه سازمان

٦) تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع

• - ساماندهی فضای اداری جهت پاسخگویی و ارائه خدمات به مردم و ارباب رجوع
• - رفتار شغلی
• - شیوه های اطلاع رسانی نحوه ارائه خدمات
• - شفاف سازی و مستند سازی روشهای انجام کار
• - اصلاح و بازنگری روشها با هدف رضایتمندی مردم و ارباب رجوع
• - نظر سنجی از مراجعین
• - تدوین منشور اخلاقی سازمان در ارتباط با مردم
• - نظارت و بازرسی و ارائه گزارش
• - طرح تشویق و تنبیه کارکنان در اجرای طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع

٧) ارتقای سلامت نظام اداری

• - تدوین برنامه و تنظیم ساز و کارهای اجرایی امر مبارزه با ارتشاء در نظام اداری کشور
• - شناخت زمینه های فساد و محیط های آسیب زا
• - تسهیل در پاسخگویی به شکایات
• - صرفه جویی و کنترل و نظارت بر انضباط مالی
• - کنترلهای مالی در زمینه های :
•     الف – ضوابط سفرهای خارجی
•     ب – نگهداری و مصرف بهینه بیت المال
•     ج – نحوه استفاده از خودروهای دولتی
• - کنترلهای مالی در خصوص مبارزه با فساد و جلوگیری از سوء استفاده های مالی
• - تقویت نهادهای بازرسی و نظارتهای داخلی

اقدامات و برنامه ها

اهم اقدامات انجام شده و برنامه های آتی اداره کل بشرح زیر می باشند :

• ١) تهیه ، تنظیم و ابلاغ آئین نامه بهره وری و تحول اداری ونظام مشارکت صنعت نفت
• ٢) ایجاد هماهنگی لازم در خصوص مکاتبات سازمان ملی بهره وری ایران با شوراهای تحول اداری
• ٣) ایجاد ارتباط مستمر با شوراهای تحول اداری متشکل در شرکت های اصلی
• ٤) تشکیل همایش های طرح تکریم و جلب رضایت ارباب رجوع به منظور هم اندیشی و برنامه ریزیهای مناسب برای آینده
• ٥) انجام بررسی های کارشناسی و تدوین برنامه زمانبندی درخصوص تشکیل جلسات شوراها ، کمیته های تخصصی و گروههای بهره وری و تحول اداری
• ٦) انجام فعالیت های ستادی و پشتیبانی به منظور تحقق تحول اداری
• ٧) بسترسازی، توانمندسازی و ایجاد فضای تبلیغی، ترویجی مناسب در سطح صنعت نفت برای تحقق علمی امر تحول اداری
• ٨) ایجاد هماهنگی و نظارت بر عملکرد ادارات هماهنگی تحول اداری و بهره وری چهار شرکت اصلی از طریق برنامه ها و طرح-های تحول اداری و ارائه پیشنهادهای لازم در چارچوب سیاست ها و خط مشی های تحول اداری
• ٩) مشارکت و پیگیری در ایجاد الگوهای تحول با هماهنگی چهار شرکت اصلی بر اساس سیاست و خط مشی های تدوین شده در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و با توجه به شرایط حاکم بر صنعت نفت
• ١٠) جمع آوری و تجزیه و تحلیل اخبار مربوط به اقدامات و فعالیتهای شبکه راهبری تحول اداری در صنعت نفت و انعکاس آن به معاونت محترم توسعه منابع انسانی و مدیریت و همچنین سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
• ١١) برگزاری ارتباط موثر با سازمانهای متولی امر تحول و بهره وری در سطح کشور در راستای انعکاس عملکرد صنعت نفت

طرحها و برنامه های در دست اقدام

• ١) تشکیل همایش بهره وری در چهار شرکت اصلی
• ٢) تهیه و تدوین پروژه-های تحقیقاتی با رویکردی نو برای بهبود بهره وری در صنعت نفت
• ٣) تهیه، تنظیم و ابلاغ دوره-های آموزشی با رویکردی نو برای بهبود بهره وری در صنعت نفت
• ٤) تهیه، تنظیم و ابلاغ برنامه جامع بسترسازی فرهنگی و آموزش های معطوف به امر تحول و بهره وری
• ٥) مطالعه و برنامه ریزی جامع به منظور ایجاد فرهنگ تحول و عزم درون سازمانی، مدیریت شبکه تحول صنعت نفت و همچنین توسعه و ترویج مفاهیم تحول
• ٦) فراهم نمودن زمینه لازم جهت تقویت و پشتیبانی از ادارات هماهنگی تحول اداری و بهره وری چهار شرکت اصلی
• ٧) ایجاد تمهیدات لازم به منظور تشویق و ترغیب مسوولان و مجریان تحول اداری و بهره وری
• ٨) اجرای دوره های آموزشی و اطلاع رسانی به منظور آشنایی و ارتقاء دانش اعضاء شوراهای بهره وری و تحول اداری و هدایت ستادهای برنامه ریزی تحول اداری چهار شرکت اصلی از طریق مشخص نمودن عناوین دوره ها
• ٩) جمع آوری و تجزیه و تحلیل اخبار مربوط به اقدامات و فعالیتهای شبکه راهبری تحول اداری درسایر دستگاههای اجرایی و انعکاس آن به ادارات هماهنگی تحول اداری و بهره وری چهار شرکت اصلی جهت الگوبرداری و بهینه کاوی
• ١٠) برگزاری هم اندیشی های ادواری در زمینه های امور مدیریتی ، بهره وری و تحول اداری

انتخاب وزارت نفت بعنوان سومین دستگاه برتر در تحول اداری در جشنواره شهید رجائی

یکی از موفقیت های به دست آمده در سال ٨٣، در راستای انجام برنامه ها و فعالیتهای ذکر شده در اداره کل بهره وری و تحول اداری ، انعکاس مناسب عملکرد چهار شرکت اصلی و ستاد وزارت نفت در راستای طرحهای تحول اداری به سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور بود که با همکاریهای صمیمانه و تلاش بی شائبه نمایندگان تحول اداری چهار شرکت اصلی و رهنمودهای معاونت محترم توسعه منابع انسانی و مدیریت ، منجر به کسب رتبه سوم تحول اداری در بین کلیه دستگاههای اجرایی کشور و اهداء لوح تقدیر به مقام محترم وزارت نفت از جانب ریاست محترم جمهوری در جشنواره شهید رجایی برگزار شده در شهریور سال ٨٣ شد.